Imagen pública en el Web

Procure congruencia en su sitio y lo que su organización representa
Comunicación y medios digitales

Por Carlos Enrique López C

Una de las preocupaciones de los productores de sitios web en las empresas, es el cuidar la estética y funcionalidad de la misma en pro de mantener un equilibrio y congruencia entre lo que la organización representa en sí, y su sitio web.

Lamentablemente no todos coinciden en esa visión y ven a la página como algo que debe desarrollar “sistemas” o la gente de “diseño”. Sin menospreciar el valioso trabajo de ambos participantes, lo cierto es que ni uno ni otro puede hacerlo sólo. Ambos se necesitan. Es más, se requiere la contribución de personas que conozcan de mercadotecnia, comunicación y publicidad.

Administración técnica.

El URL o dirección electrónica

Básico. Aunque podemos entrar en discusión con el tema de marcas y propiedad industrial, es importante la dirección electrónica y dependiendo el tipo de compañía y su alcances, puede ser un dominio de primer nivel o de segundo cuando se quiere hacer la referencia del país al que se pertenece.

Desde luego es altamente recomendable registrar el mismo dominio con otras terminaciones, para evitar confusiones con el público e integrantes de la organización. Una vez registrados los dominios, se selecciona uno como el “principal” o de “identidad” y los siguientes se redireccionan o se pueden utilizar para efecto de uso de una Intranet, correo electrónico u otros servicios. También es aplicable el uso de los subdominios o el nombre que sustituye a las tradicionales 3W para otro tipo de servidores de uso interno.

Correo electrónico

Una de las herramientas de mayor uso hasta la fecha. El correo electrónico cobra en día una importancia como parte de la identidad de la organización, que es ella, y no el individuo, el propietario de la misma. Su uso incluso puede tener injerencia para efectos jurídicos en caso de contratos u operaciones crediticias, entre otras, por lo que crear una política de uso del correo electrónico dentro de las organizaciones, debe ser del conocimiento público, así como los días de paga.

Entre las sugerencias para la generación de políticas de uso, podemos citar:

§ Uso exclusivo para asuntos de la empresa.
§ Evitar proporcionarlo en formularios de sitios que no tengan relación con la compañía.
§ Ser responsable de la asignación y cambio periódico de contraseñas
§ Cautela con correos de dudosa procedencia o no solicitados.
§ Contar con un antivirus activado y con las últimas actualizaciones.
§ No utilizar una cuenta distinta al de la empresa, para comunicaciones de la misma.
§ Sancionar el reenvio de cadenas o información no confirmada (rumores).

Si el empleado desea recibir correspondencia personal, debe usar una cuenta gratuita, revisarla vía web y de preferencia fuera de su horario de trabajo.

Spam y virus

Uno de los problemas a los que se llega a enfrentar un servidor de correo, es con el indeseable “spam”. Es muy recomendable instalar un software anti-spam dentro del servidor o solicitarle a nuestra empresa proveedora que lo haga. Evitaremos que muchos correos se filtren a nuestro correo.

Revisar que el servidor no es usado para el envío de “spam”. En ocasiones existen agujeros de seguridad dentro de los servidores de correo por lo cuales los “spammer” llegan a enviar sus mensajes, incluso, usando nuestro dominio.

Si es el caso, éste puede ser clasificado como fuente de “spam” por otros servidores, y filtrar sus correos para que no lleguen a su destinatario.

Caídas del servidor

Un monitoreo constante del servidor, puede evitarle perdidas y mala imagen. Imagine su servidor fuera del aire. Si es el de correo, dejaría de recibir importantes correos electrónicos. No podría enviar algunos otros.

Si tiene alguna aplicación en línea, tienda electrónica, servicios de consulta entre otros, podrá obtener la molestia de sus clientes y posiblemente una mala imagen. Existen servicios en el Web que pueden alertarle vía correo electrónico o mensajes escritos a su celular. Puede visitar : InternetSeer (http://www.internetseer.com/) cuenta con el servicio externo, consulte con su proveedor de hospedaje de alguna herramienta de alerta o de ser el caso de proveedor de enlace directo a internet.

Denegación de servicio

Sin deberla, ni tenerla, podemos ser víctimas de este tipo de ataques. EL DoS es la saturación, al mismo tiempo, de miles de peticiones que pueden saturar al servidor y dejarlo fuera de servicio. De ser el caso, siempre intente contar con un servidor espejo, si el ataque es a su proveedor o a su número IP. Alerte del problema a sus clientes o visitantes. Repórtelo con las autoridades especializadas de su localidad. En el caso de México, la policía cibernética puede auxiliarlo.

En el caso de servidores de correo. Use las opciones de registro de Mail Exchanger (MX) y designe servidores secundarios que puedan recibir sus correos mientras ocurre la conflagración.

MantenimientoSi va a realizar mantenimientos, o algún cambio que implique que su servidor estará fuera de servicio. Avíselo con anticipación. No hay nada más desagradable que entrar a un sitio de servicios y que el sistema le diga que su contraseña no es válida.

Asistencia al usuario

Desde luego, no debemos dejar de lado siempre tener a la vista de nuestros visitantes, alguna forma de comunicación, sea correo electrónico, o número telefónico. Démosle la opción de que nos ayuden reportando algún problema. De las gracias si fuera así.

Diseño grafico

Manual de identidad

Si su compañía no tiene uno, es buen momento para solicitarlo. El manual contiene entre otros elementos el uso de colores, especificaciones de “pantone” (la clave para definir un color en particular), el tipo de fuente o letra a usar, uso y tamaño de logotipos de acuerdo a los usos: papelería, decoración en inmuebles, sitios web.

Imágenes

En el uso de imágenes o fotografías es recomendable utilizar las propias o comprar de agencia. Nunca use las fotos de los demás, aunque le de los créditos.

Flash o no flash u otro tipo de plug-ins

Depende mucho de su sitio y el público al que va dirigido. Si es una página para niños o adolescentes, los sitios en Flash pueden ser recomendables, siempre y cuando se justifique con elementos interactivos: juegos, cuestionarios u otros. Los plug-ins, aunque casi todos los navegadores los incluye, y si su sitio está orientado a personas que no dominan mucho el uso de la computadora, puede complicarlo más. Úselo siempre y cuando se justifique.

Estructura y mensaje

Como habíamos citado en un artículo anterior, las reglas para redactar un buen mensaje son sencillas.

Ser concisos. A diferencia de la redacción en papel escrita, se sugiere publicar un 50 por ciento como máximo del texto comúnmente usado.
Escribir para facilitar el rastreo en pantalla. Se debe evitar el uso de largos bloques de texto corrido y privilegiar los párrafos cortos, descansos y lista de balazos.
Aprovechar el uso del hipertexto. Se rompe con la regla de la lectura lineal, ahora el usuario puede seleccionar desde la página principal la liga de inicio o si prefiere profundizar en alguna nota o dato.

Diseño lógico y simple

Vale la pena señalar en la mera redacción de un texto o nota, la estructura que ésta debe seguir al:

§ Aprovechar el uso de títulos o encabezados, así la gente decidirá la sección a leer de nuestro escrito.
§ Usar una lista de balazos y elementos que distingan la información.
§ Hacer uso del hipertexto para destacar palabras o conceptos importantes.
§ Aplicar la regla de la pirámide invertida para todos los documentos.

Una buena redacción de sus texto permitirá atrapar al usuario y dejarle claro el mensaje que usted desea expresarle.

Árbol de ideas

Lo llamamos a la estructura de navegación de su sitio. Que problemático se vuelve visitar un sitio y no encontrar la liga de nuestro interés. Piense y use su página como si estuviera del otro lado. Pida opinión, lo más lógico y sencillo que pueda. ¿De qué es su página?, ¿vende algo? ¿desea informar de algo? Póngalo a la vista. Evite en lo posible demasiadas ligas de tercer nivel. Agrupe su sitio por temas, conceptos o áreas. Coloque un motor de búsqueda interno. Un mapa del sitio es una buena idea. Y una sección de Preguntas Frecuentes (FAQ), también.

Relaciones públicas y mercadotecnia

Una de las funciones de su sitio es ser una venta de la compañía ante el mundo. ¿Tiene una sección dirigido a la prensa?, ¿preguntas del consumidor?, ¿una sección donde le explique como se elabora su producto?, ¿guías o manuales de emergencia, consejos para un mejor aprovechamiento de sus productos?, ¿atención en línea, buzón electrónico o número telefónico?

Motores de búsqueda Aunque este último punto puede ser tema de otro artículo, siempre es bueno tomar en cuenta nuestra posición en los motores de búsqueda. No solo se trata de aparecer en todos y en los primeros resultados, sino que se dice en ellos, las primeras palabras son las que mejor la describen. Quien más no cita, ¿otros sitios?, ¿los periódicos u otro tipo de medios?

Hay que explorar la web y revisar en diferentes directorios o motores que se dice de la firma, recuerde que els itio web es la cara de la compañía.

“Black page”

Y en el caso lamentable de algún accidente, percance en la que se vea involucrada su empresa, clientes, comunidad cercana u otro público vinculado a nosotros. La página negra se muestra como un sitio de solidaridad y calidez para los momentos difíciles donde la gente lo que más requiere es: información. Preparé una si llegará a ser el caso.

Esta anotación fue publicada el Lunes, Enero 26, 2004 a las 11:17 pm y fue clasificado bajo Diseño web, Imagen, Mercadotecnia, Publicidad, Relaciones públicas, Usabilidad, Web. Puedes dar seguimiento a los comentarios de esta anotación a través del canal RSS 2.0. Tú puedes dejar una respuesta, o hacer trackback desde tu propio blog.

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