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Oficinas virtuales
Ahorros y ventajas para PYMES o Start up
Tecno-industria
Aulas virtuales, comunidades virtuales, sexo virtual y ¿oficinas virtuales? Aunque el término aparenta ser obtenido de alguna cinta de ciencia ficción, el concepto es aplicado a aquel conjunto de servicios de telefonía directa, atención a clientes, telemercadeo, fax, correo electrónico y mensajería especializada. Es decir, todos los servicios de una oficina normal, sin tenerla.
¿Para qué me sirve? De acuerdo a sus necesidades. Una oficina virtual puede ser de gran utilidad para aquellas Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) con un presupuesto reducido. Para quienes apenas inician su negocio y no cuentan con el importe para instala una oficina normal. Para quienes desean tener presencia en otras ciudades del país o del extranjero.
Características
Servicios secretariales. Contratar a una secretaria de tiempo completo representa un gasto que pocas compañías pueden desembolsar. Con los servicios de una Oficina Virtual, se cuenta con la atención personalizada, incluso 24 horas del día, de personal capacitado para atender sus llamadas. El tipo de servicio y atención puede variar, así como el costo. No obstante contratar un servicio básico puede ser de ayuda.
Números telefónicos virtuales. Tal vez hablamos de un número 800 o números locales para recibir llamadas desde cualquier parte del país o del extranjero y éstas se redireccionan a un número local o al servicio secretarial contratado. Algunas compañías ofrecen la posibilidad de personalizar un menú de atención a clientes por tonos, donde el equipo conmutado se presentará con una grabación con el nombre de la compañía y la opciones de marcado.
Recepción de fax y correo electrónico. Aunque de menor uso, el fax continua vigente en algunas empresas y contar con la alternativa de recepción puede ampliar las posibilidades de comunicación. Con el correo electrónico, evitaremos retrasos, acumulación de mensajes que pueden ser respondidos por un tercero.
Uso de espacios. Algunas firmas le permiten al cliente usa por un número establecido de horas, algunos espacios con escritorio, sillas ejecutivas, equipo de cómputo y líneas telefónicas, además de salas de juntas. Ideal para los momentos en que desea recibir clientes o una junta con su equipo.
Mensajería especializada y buzón. Si requiere una dirección para efectos de recibir su correspondencia o para usos fiscales, algunas compañías cuentan con el servicio, además de incluso, enviar su propia papelería o paquetes según sea el caso.
Servicios de valor agregado. Si lo que requiere son servicios de investigación de mercados, soporte técnico, tele-ventas entre otros. Estos se pueden contratar y existen compañías especializadas con amplia experiencia.
Algunos ejemplos de oficinas virtuales
• Duo Business Communications Llc (http://www.duocom.net/)
Permite habilitar un número 800 en diferentes partes del mundo redireccionandolo a su número local.
• BasicMKT (http://www.basicmkt.com.mx)
Servicios de outsourcing, telemercadeo, atención a clientes, soporte técnico entre otros.
• Consorcio Inteligencia Tecnológica (http://www.telradmexico.com.mx/)
Servicios de oficina virtual, uso de oficinas por hora, servicios secretariales, internet entre otros.
• Interlunio (http://www.interlunio.com.mx)
Centro de negocios y call center.
• City Office Business Center (http://cityoffice.com.mx/)
Renta de espacios por hora, acceso a oficinas con equipo de cómputo, internet, servicios secretariales, entre otros.
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